Arta de a adresa intrebari (mai) bune

In contextul in care organizatiile de tot felul se confrunta cu impredictibilitate crescuta si sunt nevoite sa actioneze agil, capacitatea de a pune intrebari inteligente a devenit esentiala. Dar, spre deosebire de avocati, medici si psihologi, profesionistii din companii nu sunt instruiti in mod formal cu privire la ce tipuri de intrebari ar trebui sa adreseze atunci cand abordeaza o problema – acestia sunt nevoiti sa invete din mers. In cercetarile si consultarile lor, Arnaud Chevallier, Frederic Dalsace si Jean-Louis Barsoux au observat ca anumite tipuri de intrebari au capatat rezonanta in lumea afacerilor. Intr-un proiect desfasurat pe trei ani, acestia au solicitat directorilor executivi sa genereze idei cu privire la deciziile pe care le-au luat si la tipurile de intrebari pe care le-au urmarit.

In acest articol, autorii impartasesc ceea ce au invatat si ofera un cadru practic pentru cele cinci tipuri de intrebari de adresat in timpul luarii deciziilor strategice: intrebari de investigatie, speculative, productive, interpretative si subiective. Acordand atentie fiecarei categorii in parte, liderii si echipele lor pot acoperi cu mai multa usurinta ariile care trebuie explorate si pot descoperi informatii si optiuni pe care altfel le-ar putea rata.

 

Marile Intrebari Nespuse

Intrebarile care aduc liderii si echipele in dificultate sunt adesea cele pe care nu reusesc sa le puna. Acestea sunt intrebari care nu vin spontan; ele necesita determinare si un efort constient. Pot fi contrare obiceiurilor, preocuparilor si tiparelor de interactiune individuale sau colective ale tale si ale echipei tale.

 

Atunci cand adreseaza intrebari, misiunea unui lider este sa scoata la iveala informatii, perspective si alternative, formuland intrebari critice pe care echipa le-a trecut cu vederea. Nu trebuie sa vii tu insuti cu intrebarile lipsa, dar trebuie sa atragi atentia asupra aspectelor neglijate, astfel incat altii sa le poata observa.

 

Cercetarea dezvaluie ca intrebarile strategice pot fi grupate in cinci categorii: investigative, speculative, productive, interpretative si subiective. Fiecare dezvaluie un aspect diferit al procesului de luare a deciziilor. Impreuna, ele te pot ajuta sa abordezi probleme cheie care sunt prea usor de ratat.

 

Investigative: Ce este cunoscut?

Ce s-a intamplat?

Ce anume functioneaza si ce nu?

Care sunt cauzele problemei?

Cat de fezabila si dezirabila este fiecare optiune?

Ce dovezi sustin planul propus?

Atunci cand se confrunta cu o problema sau o oportunitate, factorii de decizie eficienti incep prin a clarifica scopul lor — intrebandu-se ce doresc sa realizeze si ce trebuie sa invete pentru a face acest lucru. Procesul poate fi alimentat prin utilizarea succesiva a intrebarilor “De ce?”, asa cum este secventa “The five why’s” dezvoltata de managerii de la Toyota. Intrebarea succesiva “Cum?” te poate ajuta de asemenea sa depasesti solutiile generice si sa dezvolti alternative mai sofisticate. Intrebarile investigative patrund tot mai adanc pentru a genera informatii neobisnuite. Cea mai comuna greseala este sa nu mergi suficient de adanc.

 

Speculative: Ce-ar fi daca?

Ce alte scenarii ar putea exista?

Am putea face lucrurile diferit?

Ce altceva am putea propune?

Ce putem simplifica, combina, modifica, reface la loc sau elimina?

Ce potentiale solutii nu am luat in calcul?

In timp ce intrebarile investigative te ajuta sa identifici si sa analizezi o problema in profunzime, intrebarile speculative te ajuta sa o vezi in imaginea de ansamblu. Pentru a reformula problema sau a explora solutii mai creative, liderii trebuie sa intrebe lucruri precum “Ce-ar fi daca…?” si “Ce altceva ar…?”. Compania globala de design IDEO a popularizat aceasta abordare. Utilizeaza sistematic promptul “Cum am putea…?” — conceput de Min Basadur pe cand era un tanar manager la P&G — pentru a depasi limitarile asumate si a incepe rezolvarea creativa a problemelor.

 

Productive: Si acum, ce facem?

Care este urmatorul pas?

Ce trebuie sa obtinem inainte de a trece la urmatorul pas?

Avem resursele pentru a merge mai departe?

Stim suficient de multe pentru a merge mai departe?

Suntem gata sa luam decizia?

Intrebarile productive te ajuta sa evaluezi disponibilitatea talentului, capacitatilor, timpului si altor resurse. Ele influenteaza viteza luarii deciziilor, introducerea initiativelor si ritmul cresterii.

In anii 1990, CEO-ul AlliedSignal, Larry Bossidy, a devenit faimos pentru integrarea unui focus pe executie in cultura companiei sale. A insistat sa se puna intrebari riguroase si sa se regandeasca diferitele moduri de a executa strategia: “Cum putem face asta?”, “Cum ne vom sincroniza actiunile?”, “Cum vom masura progresul?” si asa mai departe. Aceste intrebari te pot ajuta sa identifici metrici cheie si etape — precum si posibile blocaje — pentru a alinia oamenii si proiectele si a mentine planurile pe drumul cel bun. Ele vor dezvalui riscuri, inclusiv tensiuni existente la nivel organizational.

 

Interpretative: Si ce...?

Ce am invatat din aceasta noua informatie?

Ce inseamna ea pentru actiunile noastre prezente si viitoare?

Care ar trebui sa fie scopul nostru de ansamblu?

Cum se potriveste acest lucru cu scopul mentionat?

Ce incercam sa obtinem?

Intrebarile interpretative — intrebarile de sens — permit sinteza. Ele te imping sa redefinesti continuu problema centrala — sa mergi dincolo de suprafata si sa intrebi, “Despre ce este aceasta problema cu adevarat?”. Urmari naturale ale intrebarilor investigative, speculative si productive, intrebarile interpretative dezvaluie implicatiile unei observatii sau ale unei idei. Dupa o intrebare investigativa, poti intreba: “Si ce se intampla daca aceasta tendinta continua?”. Dupa o intrebare speculativa, “Si ce oportunitati deschide aceasta idee?”. Dupa o intrebare productiva, “Si ce implica asta pentru extindere sau secventiere?”

Intrebarile interpretative vin si sub alte forme: “Ce am invatat din asta?”, “Cum este util?”, “Sunt acestea intrebarile corecte de pus?”. Intr-un interviu la The Tim Ferriss Show, Daniel Ek a reflectat asupra a ceea ce considera ca este rolul sau principal ca CEO al Spotify: “Se reduce aproape intotdeauna la scop — ca: De ce facem lucrurile? De ce conteaza? Cum se leaga asta de misiune?”.

 

Subiective: Ce este nespus?

Cum te simti de fapt in legatura cu aceasta decizie?

Exista diferente intre ce a fost spus, auzit si ceea ce trebuia sa fie?

Ne-am consultat cu oamenii potriviti?

Sunt toti stakeholderii aliniati in mod real?

Categoria finala de intrebari este diferita de toate celelalte. In timp ce restul se ocupa de substanta unei provocari, aceasta se ocupa de rezervele personale, frustrarile, tensiunile si agendele ascunse care pot devia luarea deciziilor de pe curs. CEO-ul Volocopter, Dirk Hoke, ne-a spus candva, “Cand esuam, este adesea pentru ca nu am luat in considerare partea emotionala.”

Daca neglijezi acest mod de a pune intrebari sau nu te straduiesti suficient in acest sens, solutia propusa poate fi subminata de reactii subiective chiar daca analiza, perspectivele si planurile tale sunt solide.

Membrii echipei pot fi reticenti sa exploreze problemele emotionale daca liderul nu ofera incurajare si un spatiu sigur pentru discutie. Ei pot sa nu impartaseasca indoielile pur si simplu pentru ca nimeni altcineva nu o face — o dinamica sociala cunoscuta sub numele de ignoranta pluralista. Liderii trebuie sa invite la exprimarea punctelor de vedere discordante si sa incurajeze scepticii sa isi impartaseasca preocuparile.

 

 

Prin identificarea punctelor forte si a slabiciunilor in stilurile tale de interogare si luand in considerare cele cinci tipuri de intrebari pe care le-am prezentat, tu si echipa ta puteti lua decizii strategice mai inteligente. Veti fi mai predispusi sa acoperiti toate zonele critice care trebuie explorate — si veti scoate la suprafata informatii, perspective si optiuni pe care altfel le-ati putea rata.

 

Sursa: Harvard Review Magazine, editia Mai-Iunie 2024

Autori: Arnaud Chevallier, Frédéric Dalsace si Jean-Louis Barsoux